Untuk melihat bentuk hasil pencetakan di layar monitor, dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas Print Preview. Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk menampilkan hasil cetakan di layar monitor :
• Pilih menu File→Print Preview atau dengan mencetak ikon Preview pada toolbar Standard.
• Selanjutnya, Microsoft Excel akan menampilkan jendela Preview, di mana pada jendela tersebut di tampilkan hasil cetakan lembar kerja.
B. Mencetak Lembar Kerja dan Buku Kerja
1. Mencetak Lembar Kerja
• Setelah kamu melakukan perintah Set Print Area, pada saat kamu mengaktifkan Print Preview maka yang di tampilkan hanya bidang yang diblok menggunakan Print Area. Selain itu, bidang yang akan dicetak hanya bidang yang diblok menggunakan Print Area walaupun pada kotak dialog Print kamu menandai pilihan Active sheet(s).
• Untuk mencetak kembali semua bidang suatu lembar kerja, hilangkan terlebih dahulu Print Area.
Caranya, pilih menu File→Print Area→Clear Print Area.
2. Mencetak ke File
Apabila kamu akan mencetak bagian tertentu dari lembar kerja dalam bentuk file, langkah-langkah yang harus dilakukan pertama kali adalah memblok bagian tertentu terlebih dahulu dari lembar kerja yang akan dicetak. Langkah selanjutnya adalah :
• Pilih menu File→Print Area→Set Print Area.
• Buka menu File→Print atau dengan menekan tombol Ctrl + P pada keyboard.
• Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Print. Tandai kotak Print to file dengan mengklik kotak tersebut. Selanjutnya, tekan tombol OK di mana akan ditampilkan kotak dialog Print to File.
• Pada kotak dialog Print to File, masukkan nama file pada kotak Output File Name. Hasil pencetakan dokumen akan tersimpan dalam bentuk file.
C. Mengatur Tata Letak (Layout) Cetakan
1. Mengatur Kertas
Pembesaran atau pengecilan skala atau ukuran hasil cetak pada kotak Adjust to hanya berpengaruh pada hasil cetak dan tidak berpengaruh pada lembar kerja. Jika diperkecil maka semakin luas bidang lembar kerja yang dapat dimuat oleh kertas, sebaliknya jika diperbesar maka semakin kecil bidang yang dapat dimuat.
2. Mengatur Margin
Margin merupakan jarak antara tepi halaman kertas dengan tepi bidang lembar kerja. Margin atau bidang pinggir halaman juga menentukan apakah bidang yang ingin dicetak dapat dimuat pada sebuah halaman atau tidak. Jika margin yang diatur melebihi batas halaman maka lembar kerja yang tercetak akan terputus.
3. Mengatur Header dan Footer
Untuk membuat tampilan pencetak lebih menarik, akan lebih baik apabila dibuat suatu baris tambahan dibagian atas dan bawah dari halaman yang disebut header atau footer. Tampilan header dan footer juga dapat dilihat sebagai judul yang muncul pada setiap halaman atau beberapa halaman tertentu. Selain itu, header atau footer biasanya digunakan untuk memberi nomor halaman atau member identitas pada hasil cetakan.
4. Mengatur Lembar Kerja
Pada tab Margins, jarak yang diisi pada kotak Header sebaiknya lebih kecil dari margin atas agar tidak bertumpukan dengan data. Nilai jarak yang diisi pada kotak Footer sebaiknya juga lebih kecil dari margin bawah agar tidak bertumpukan dengan data.
D. Mengelola Lembar Kerja dalam Buku Kerja
1. Mengganti Nama Lembar Kerja
Kamu dapat menuliskan nama lembar kerja maksimal sampai 31 karakter termasuk spasi. Suatu nama lembar kerja tidak boleh mengandung karakter titik dua (:), tanda Tanya (?), slash (/), backslash (\), atau asterisk (*).
2. Menyisipkan Lembar Kerja
• Jumlah default lembar kerja pada setiap buku kerja adalah tiga, yaitu Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3. Untuk mengubah jumlah default lembar kerja pada suatu buku kerja baru, gunakan perintah Options pada menu Tools dan pilih tab General. Tentukan jumlah default lembar kerja yang diinginkan pada kotak teks Sheet in New Workbook, kemudian tekan tombol OK.
• Cara lain untuk menambah lembar kerja baru, yaitu melalui menu Insert→Worksheet atau dengan menekan tombol Shift + F11 pada keyboard.
3. Menyalin Lembar Kerja
4. Memindahkan Lembar Kerja
5. Menghapus Lembar Kerja
Beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum menyalin, memindahkan, atau menghapus lembar kerja, yaitu sebagai berikut :
• Shortcut key berikut dapat digunakan untuk menyalin isi sel.
- Ctrl + D, digunakan untuk mengaktifkan fasilitas Edit→Fill→Down.
- Ctrl + R, digunakan untuk mengaktifkan fasilitas Edit→Fill→Right.
• Untuk menampilkan kotak dialog Move or Copy, kamu jugfa dapat melakukannya dengan cara klik kanan pada tab sheet yang diinginkan kemudian pilih Move or Copy pada menu shortcut.
• Ketika memindahkan atau menyalin lembar kerja, penghitungan atau chart pada data lembar kerja kemungkinan akan menjadi tidak akurat pada saat kamu memindahkan lembar kerja tersebut.
• Kamu harus berhati-hati dalam menghapus lembar kerja karena proses penghapusan lembar kerja bersifat permanen. Hal ini berarti proses penghapusan suatu lembar kerja tidak dapat dibatalkan dengan perintah Undo.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar